Die KFV Impact Hub Idee: Projektmailadressen

eingereicht von: (Anonym)

Gerade während der Pandemie hat die Zusammenarbeit im digitalen Raum stark zugenommen. Jeden Tag bekommt man unzählige Mails; manche mehr, andere weniger relevant; manche betreffen einen persönlich, in anderen ist man nur im „CC“ und liest mit, manche betreffen ein bestimmtes Projekt, andere sind allgemeiner Natur. Den Überblick über den Posteingang zu bewahren, wird immer schwieriger. Die Vielzahl an unterschiedlichen Mails zu überblicken, einzuordnen und zu priorisieren nimmt jeden Tag Zeit und Energie in Anspruch. Viele MitarbeiterInnen haben je Projekt eigene Unterordner, in die sie die relevanten Mails aus dem persönlichen Posteingang jeden Tag verschieben. Das KfV befindet sich in zahlreichen Projekten mit vielen und unterschiedlichen Projektpartner. Mails mit zehn oder mehr Adressaten sind keine Seltenheit. Auch als AbsenderIn ist es oft unnötig aufwändig, viele unterschiedliche Adressaten eingeben zu müssen und dabei vielleicht jemanden zu übersehen. Vorschlag: Für jedes Projekt wird eine eigene Mailadresse angelegt, auf die alle Beteiligten Zugriff haben. Z. B. wird ein Projekt mit dem Akronym oder Kürzel „CHANGE“ gestartet (oder ein anderer beliebiger Name). Die Projektmailadresse change@kfv.at wird eingerichtet – so wie sie in ähnlicher Form bereits für interne Adressatenkreise bestehen. Die angenommen fünf ProjektmitarbeiterInnen haben Zugriff auf den Posteingang. Ebenso können diese fünf Personen von dieser Adresse Mails versenden. Vorteile: • Der persönliche Posteingang wird schlanker und „persönlicher“. • Die Mails sind automatisch den jeweiligen Projekten zugeordnet. • Jemanden in der Projektzusammenarbeit in „CC“ zu setzen ist nicht mehr explizit notwendig: TeamkollegInnen lesen automatisch mit. • Für die Projektpartner gibt es eine einzige Anlaufstelle; es kann nicht passieren, dass Personen aus dem KfV im Adressatenkreis vergessen werden. • Es wird sichergestellt, dass auch bei Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand einzelner MitarbeiterInnen der Inhalt der Mail behandelt wird. Für Projektpartner gibt das Sicherheit, dass die Mail angekommen ist. • Abwesenheitsnotizen kommen nicht von den Projektmailadressen, nur von persönlichen Adressen. Das verschlankt die Posteingänge der Projektpartner. Durch die Einrichtung von Projektmailadressen profitieren sowohl die MitarbeiterInnen des KfV als auch die Projektpartner. Arbeitsabläufe werden effizienter gestaltet und ein leichterer und schnellerer Überblick geboten. Der Vorschlag ist mit vergleichsweise wenig Ressourcen umzusetzen, da das Prinzip der internen Verteilermailadressen bereits besteht.